Ang Pamamaraan ng Karaingan na ito ay itinatag upang matugunan ang mga kinakailangan ng Americans with Disabilities Act of 1990 (ADA). Ito ay maaaring gamitin ng sinumang gustong magsampa ng reklamo na nagpaparatang ng diskriminasyon batay sa kapansanan sa pagbibigay ng mga serbisyo, aktibidad, programa o benepisyo ng Virginia Tax. Ang Patakaran sa Mga Tauhan ng Virginia Tax ay namamahala sa mga reklamong nauugnay sa pagtatrabaho ng diskriminasyon sa kapansanan.
Ang reklamo ay dapat na nakasulat at naglalaman ng impormasyon tungkol sa di-umano'y diskriminasyon tulad ng pangalan, address, numero ng telepono ng nagrereklamo; at lokasyon, petsa, at paglalarawan ng di-umano'y diskriminasyon. Ang mga alternatibong paraan ng paghahain ng mga reklamo, tulad ng mga personal na panayam o tape recording ng reklamo, ay gagawing magagamit para sa mga taong may kapansanan kapag hiniling.
Ang reklamo ay dapat isumite ng nagrereklamo at/o itinalaga sa lalong madaling panahon ngunit hindi lalampas sa 180 na) araw sa kalendaryo pagkatapos ng pinaghihinalaang paglabag sa:
Kimberly Warren
ADA Coordinator
Virginia Department of Taxation
PO Kahon 1461
Richmond, VA 23218-1461
Sa loob ng 15 araw sa kalendaryo pagkatapos matanggap ang reklamo, makikipagpulong si Ms. Warren o itinalaga sa nagrereklamo upang talakayin ang reklamo at ang posibleng resolusyon. Sa loob ng 15 araw ng kalendaryo ng pulong, si Ms. Warren o ang itinalaga ay tutugon nang nakasulat, at kung naaangkop, sa isang format na naa-access ng nagrereklamo. Ang tugon ay magpapaliwanag sa posisyon ng Virginia Tax at mga opsyon sa alok para sa makabuluhang paglutas ng reklamo.
Kung ang tugon ng Virginia Tax ay hindi kasiya-siya na malutas ang isyu, ang nagrereklamo at / o itinalaga ay maaaring mag-apela sa desisyon sa loob ng 15 araw ng kalendaryo pagkatapos matanggap ang tugon sa Komisyoner ng Buwis o itinalagang tao.
Sa loob ng 15 ) araw sa kalendaryo pagkatapos matanggap ang apela, makikipagpulong ang Komisyoner ng Buwis o itinalaga sa nagrereklamo upang talakayin ang reklamo at mga posibleng resolusyon. Sa loob ng 15 araw sa kalendaryo pagkatapos ng pulong, ang Komisyoner ng Buwis o itinalaga ay tutugon nang nakasulat, at, kung naaangkop, sa isang format na naa-access ng nagrereklamo, na may pinal na resolusyon ng reklamo.
Lahat ng nakasulat na reklamo na natanggap ni Ms. Warren o itinalaga, apela sa Tax Commissioner o itinalaga, at ang mga tugon mula sa 2 mga tanggapang ito ay pananatilihin ng Virginia Tax nang hindi bababa sa 3 na) taon.